Добрый день, Feo, рад, что у Вас есть движение.
По вопросу. Поставщику нужны реквизиты покупателя. Реквизиты покупателя - это информация о нём в свободной форме. Обычно когда говоришь или пишешь представителю фирмы что-то вроде "Предоставьте, пожалуйста, Ваши реквизиты", в ответ они высылают заранее подготовленный текстовый файл. В этом файле есть название фирмы или ИП. Если это фирма, то написано, кто директор и на основании чего. Обычно на основании устава. Этот человек представляет фирму. Кроме названия фирмы и ФИО директора есть юридический адрес этой фирмы, телефон, может быть сайт, адрес электронной почты, фактический и почтовый адреса. А также указываются банковские реквизиты фирмы. Плюс: ИНН, КПП, ОГРН.
Все эти реквизиты Вам передаёт покупатель, так как Вы агента. Когда агента нет, то покупатель передаёт реквизиты продавцу. Реквизиты можно передавать по электронной почте. Сейчас я рассказываю про ситуацию когда покупатель и поставщик юрлица/ИП. Если покупатель - физлицо, не являющееся ИП, то надо уточнять какая заявка имеется в виду или можно подать заявку как физлицо и узнать ответ.
Иногда в более упрощенном виде поставщик просит подать заявку на покупку. Заявку можно написать электронным письмом, потому она не обязательно должна быть юридическим документом. По заявке поставщик может понять, что у него хотят купить и кто. Если покупатель юрлицо, то обычно поставщик ответным письмом просит реквизиты покупателя для оформления договора. Подавший заявку в ответ на такой запрос отправляет реквизиты организации или ИП, от которого будет производиться закупка. Просто имейте в виду, что у крупных организаций может быть оформлено несколько юрлиц/ИП для разных целей. И они высылая реквизиты сообщают тем самым на какое юрлицо/ИП они хотят оформить документы.
Когда я занимался приёмом таких звонков, то обычно предлагал отправлять заявку тем, кто звонил просто проконсультироваться, задавал много вопросов и сам ещё не принял решение.
Тем, кто принял решение о покупке, предлагал выслать реквизиты. Мне проще работать по электронной почте, чем на телефоне, наверно, таких не мало.
Реквизиты покупателя отправлены поставщику. Поставщик копирует реквизиты из файла в свой шаблон договора. Дело в том что в договоре должны быть реквизиты обеих сторон: покупателя и продавца. В этом случае поставщик сможет распечатать два образца договора, подписать их, поставить печати при необходимости и отправить покупателю. Тогда от покупателя остается подписать оба образца и вернуть один из них поставщику. Это типичная схема.
По поводу договора по электронной почте. Если Вы вышлете договор по электронной почте, поставщик распечатает его на бумаге, поставит подпись и печать и передаст его Вам - именно бумажный подписанный договор, то такой договор действителен. Если он его подпишет но не передаст Вам, то договор тоже действителен, но он может его порвать в любой момент, тогда можно считать, что от такого договора нет особой пользы. Важно, чтобы у Вас на руках оставался бумажный договор, подписанный поставщиком. С таким договором проще обратиться в суд.