Мой опыт до работы с магазином
Предыстория моего рассказа длинная. Но опишу лишь важные моменты. Родилась в простой семье. Денег не хватало и с детства приходилось зарабатывать, как умеешь. С 12 лет торговать фруктами каждое лето, сладкой водой, конфетами, устраивать импровизированные автомойки, когда таких услуг и в помине не было в нашем городе. Было весело и этими деньгами можно было оплатить сборы в школу.
Моим первым серьезным опытом была торговля на пляже. Продавала трубочки со сгущенкой. Почему это было для меня так важно? Потому, что на тот момент мне было 19 лет. На меня работали три человека. Тогда, прежде чем начать, я продумала практически всю схему до мелочей: проживание, зарплату сотрудников, закупку сырья, раздобыла денег для первоначального старта. Закрутила всю схему и ... прогорела. Я продумала все, кроме адекватной цены на свой товар. Я тогда днем и ночью думала что ж не так-то. Все работало, схема запущена, а толку нет. Самое печальное, что некому было мне подсказать, направить. Я снова взяла денег. Поставила цену чуть выше и процесс пошел, но было утеряно много времени, сезон заканчивался. Подвела итог для себя - еле отбила последнюю взятую сумму на раскрутку. Заработали все, кроме меня. Ведь я платила своим сотрудникам зарплату, как обещала.
Моим первым серьезным опытом была торговля на пляже. Продавала трубочки со сгущенкой. Почему это было для меня так важно? Потому, что на тот момент мне было 19 лет. На меня работали три человека. Тогда, прежде чем начать, я продумала практически всю схему до мелочей: проживание, зарплату сотрудников, закупку сырья, раздобыла денег для первоначального старта. Закрутила всю схему и ... прогорела. Я продумала все, кроме адекватной цены на свой товар. Я тогда днем и ночью думала что ж не так-то. Все работало, схема запущена, а толку нет. Самое печальное, что некому было мне подсказать, направить. Я снова взяла денег. Поставила цену чуть выше и процесс пошел, но было утеряно много времени, сезон заканчивался. Подвела итог для себя - еле отбила последнюю взятую сумму на раскрутку. Заработали все, кроме меня. Ведь я платила своим сотрудникам зарплату, как обещала.
Свой магазин
После неудачного опыта я долгое время ничем не занималась. Дом и семья были в приоритете. Самые близкие люди внушили мне, что бизнес - это не мое. Все говорили, что у меня нет предпринимательской жилки. Что никогда ничего не достигну и не заработаю сама. Но время шло и по стечению обстоятельств мне достался продуктовый магазин. Вернее, помещение с оборудованием и товаром на 20 000 грн. Нужно было его поднимать, как-то работать. Но у меня не было опыта в таких вещах. Я не знала, где брать товар, как вести документацию, как подавать отчетность в налоговую, как проводить инвентаризацию товара, высчитывать недостачу. Это же целый магазин, а у меня даже торгового лотка никогда не было. Все, что мне оставалось - это найти опытного продавца для начала и я нашла.
Работа с поставщиками
Магазин открылся через неделю после покупки и с тем количеством товара, с каким я его приняла. В этот раз не было даже схемы работы. Приходилось учиться у своего продавца по ходу дела. Вернее, приходилось общими усилиями изобретать свою схему работы. По товару начали приезжать торговые представители. Некоторые из них уже ранее работали с этим магазином, но остальных мне пришлось искать самой.
Первым делом я проехалась по всем оптовкам нашего города. Посмотрела что именно, где и по каким ценам продается. Оставила свои контакты. Заключила договора с торговыми предприятиями. К тому времени пришлось открыть предпринимательство. Это отдельная тема со своими сложностями. Когда связываешься с налоговой, то понимаешь, что нужен человек, который хорошо соображает в налогообложении. Я не понимала в этом ничего. Пришлось нанять бухгалтера. Это дополнительная статья расходов. Остановлюсь на этом чуть позже. Пришла бухгалтер и ахнула от нашего бардака в документах. Навела в них порядок. Но мне все равно было мало той информации, которую она дает. Я начала выяснять, существует ли схема, по которой можно вести успешно мой бизнес. Схема работы - это самое главное. Только имея правильную отлаженную схему можно расширяться.
Конечно же у меня не обошлось без собственных вложений. Мне было где взять средства. Но магазин стартовал именно на том, что имел. Поначалу закупала товар по факту, т.е. на ту сумму денег, которая была в кассе. Позже стала закупать больше товара в рассрочку. Нашла торговые организации, которые предоставляют отсрочку платежа от одной недели, а далее по договоренности. Торговые представители фирм приезжали раз в неделю и каждую неделю делался заказ и оплата.
Первым делом я проехалась по всем оптовкам нашего города. Посмотрела что именно, где и по каким ценам продается. Оставила свои контакты. Заключила договора с торговыми предприятиями. К тому времени пришлось открыть предпринимательство. Это отдельная тема со своими сложностями. Когда связываешься с налоговой, то понимаешь, что нужен человек, который хорошо соображает в налогообложении. Я не понимала в этом ничего. Пришлось нанять бухгалтера. Это дополнительная статья расходов. Остановлюсь на этом чуть позже. Пришла бухгалтер и ахнула от нашего бардака в документах. Навела в них порядок. Но мне все равно было мало той информации, которую она дает. Я начала выяснять, существует ли схема, по которой можно вести успешно мой бизнес. Схема работы - это самое главное. Только имея правильную отлаженную схему можно расширяться.
Конечно же у меня не обошлось без собственных вложений. Мне было где взять средства. Но магазин стартовал именно на том, что имел. Поначалу закупала товар по факту, т.е. на ту сумму денег, которая была в кассе. Позже стала закупать больше товара в рассрочку. Нашла торговые организации, которые предоставляют отсрочку платежа от одной недели, а далее по договоренности. Торговые представители фирм приезжали раз в неделю и каждую неделю делался заказ и оплата.
Контроль остатка товара
Все наладилось. Мне повезло с продавцом. Это была очень толковая женщина. Она во многом помогла мне. Она очень мудро проводила расчеты с поставщиками, контролировала ассортимент и наличие товара. И я совершила главную ошибку в своем бизнесе. Я расслабилась. Перестала вникать в дела и реже появляться в магазине. Это вышло мне боком в последствии. Но несмотря ни на что, магазин рос. Объём товара вырос за несколько месяцев с двадцати до сорока тысяч гривен, а потом и до ста тысяч. В этом деле очень важно следить за ростом остатка по товару. Это основной показатель того, что магазин не идет в убыток.
Хотелось бы отдельно остановиться на вложениях в товар. Мне повезло. На момент покупки магазина я особо в средствах не нуждалась, поэтому была возможность не вытаскивать денег из кассы на свои нужды и мое предприятие могло спокойно развиваться за счет внутренних резервов. Но иногда приходили такие ситуации, что купленный товар "подвисал". Это значит, что взятую в рассрочку продукцию еще не раскупили, а сроки погашения долга подошли к концу. За счет ходового товара отдавались средства за "подвисший" и из-за этого начинались проблемы. Основная из них - это где взять денег на "ходовку". Вот тут уже приходилось брать финансы из вне. Я брала из домашнего бюджета. Другие люди взяли бы в долг. Но так быть вообще не должно.
Я понимала, что где-то в моей схеме прореха. Нужно что-то менять. Одним из решений стало разделение кассы. Что это такое? Для начала нужно определить какой товар является ходовым. То есть таковой, без которого не будет выручки в кассе вообще. В моем варианте это были алкоголь и сигареты, как ни странно. Товар расходится постоянно. «Подвисшего» практически не было, но и средств на закупку требовалось больше, причем для данного товара недопустима просрочка платежа. Выходом для меня было сделать отдельную кассу на эту продукцию. Все деньги, вырученные за алкоголь и сигареты, хранились отдельно и это было НЗ. Причем на пиво, крепкие спиртные напитки и табачные изделия, средства держались отдельно. И это сработало. Но кто бы знал, чего мне стоил этот опыт!
Хотелось бы отдельно остановиться на вложениях в товар. Мне повезло. На момент покупки магазина я особо в средствах не нуждалась, поэтому была возможность не вытаскивать денег из кассы на свои нужды и мое предприятие могло спокойно развиваться за счет внутренних резервов. Но иногда приходили такие ситуации, что купленный товар "подвисал". Это значит, что взятую в рассрочку продукцию еще не раскупили, а сроки погашения долга подошли к концу. За счет ходового товара отдавались средства за "подвисший" и из-за этого начинались проблемы. Основная из них - это где взять денег на "ходовку". Вот тут уже приходилось брать финансы из вне. Я брала из домашнего бюджета. Другие люди взяли бы в долг. Но так быть вообще не должно.
Я понимала, что где-то в моей схеме прореха. Нужно что-то менять. Одним из решений стало разделение кассы. Что это такое? Для начала нужно определить какой товар является ходовым. То есть таковой, без которого не будет выручки в кассе вообще. В моем варианте это были алкоголь и сигареты, как ни странно. Товар расходится постоянно. «Подвисшего» практически не было, но и средств на закупку требовалось больше, причем для данного товара недопустима просрочка платежа. Выходом для меня было сделать отдельную кассу на эту продукцию. Все деньги, вырученные за алкоголь и сигареты, хранились отдельно и это было НЗ. Причем на пиво, крепкие спиртные напитки и табачные изделия, средства держались отдельно. И это сработало. Но кто бы знал, чего мне стоил этот опыт!
Сезонный фактор
Как я уже говорила, я расслабилась. Магазин успешно проработал год и меня ждал очередной сюрприз, к которому я была не готова – ЗИМА. Оказалось, что самые трудные периоды – это зимний и межсезонья. Межсезонья опасны тем, что в этот период может подвиснуть много продукции. Это касается летнего товара, такого как мороженное, детские игрушки для песочниц, летние тапочки и т.д. Зима – это просто катастрофа. Продажи падают моментально, начиная с 15 января, с того момента, как люди отгуляют новогодние праздники.
И тут начались проблемы. Товар взят под реализацию, сроки оплат подошли, а денег –то нет. Приходилось действовать по ситуации. Первое, что заставило понервничать, звонки торговых агентов со словами «когда отдашь». Это серьезно действовало на нервы потому, что товар нужен, а без оплаты предыдущей накладной заказать новый нельзя.
Важно не впасть в ступор. Иногда в такой ситуации важнее провернуть выручку, прежде чем отдать долг. Я брала такой же товар в другом месте. Привозила сама с другой оптовки. Но такая схема работает возможно только для мелких предприятий. Еще одна проблемой зимнего периода было то, что он длится не календарную зиму, а с середины января до середины апреля. Это обусловлено тем, что снижается покупательская способность. Зависит это от многих причин. В основном от зимних тарифов на комуналку, от того, что многие имеют сезонные работы. Зимой люди экономят на всем и заказывать товар на продажу «широко шагая», как летом, нельзя. Это может подсказать только опыт. Причем в моем случае – печальный.
К сожалению, именно в этот период в моей жизни произошли неприятные изменения. Пришлось в зимний период тащить деньги из кассы и все пошло прахом. Зима и так непроста. Тут главное было не брать лишнего из выручки. Но у меня не было выхода. Магазин пошел в сильный минус. Выручки минимальные, долги возросли, на полках лежало куча подвисшего или не ходового товара. Создалась ситуация, что товар вроде бы есть, а выручек нет. Я стала искать информацию.
Ездила за советом к людям, у которых тоже есть магазины или оптовки, чтобы посоветовали, как выползти из этой трудной ситуации. И тут мне подсказали мысль. Нужно было просто вернуть нереализованный товар торговым предприятиям и списать таким образом долги. Часть товара я вернула, но задолженности еще остались. Пришлось просить торговых агентов помочь реализовать оставшийся товар и таким образом компенсировать им оплаты. Слава Богу и это получилось. Но к началу апреля мой остаток по товару составлял двадцать шесть тысяч гривен из ста. Я вернулась к тому с чего начинала.
В процессе всего этого периода выживания мои долги были не только по товару. Мне несколько раз отключали свет за несвоевременную оплату. Чтоб было понятнее, платить частным предпринимателям нужно день в день, если день просрочки платежа, то это сто процентное отключение от сети со всеми последствиями. Чтобы оплатить услуги электросети, а это немалые суммы, мне пришлось залезть в долг к людям, которые якобы хотели бескорыстно мне помочь.
И тут начались проблемы. Товар взят под реализацию, сроки оплат подошли, а денег –то нет. Приходилось действовать по ситуации. Первое, что заставило понервничать, звонки торговых агентов со словами «когда отдашь». Это серьезно действовало на нервы потому, что товар нужен, а без оплаты предыдущей накладной заказать новый нельзя.
Важно не впасть в ступор. Иногда в такой ситуации важнее провернуть выручку, прежде чем отдать долг. Я брала такой же товар в другом месте. Привозила сама с другой оптовки. Но такая схема работает возможно только для мелких предприятий. Еще одна проблемой зимнего периода было то, что он длится не календарную зиму, а с середины января до середины апреля. Это обусловлено тем, что снижается покупательская способность. Зависит это от многих причин. В основном от зимних тарифов на комуналку, от того, что многие имеют сезонные работы. Зимой люди экономят на всем и заказывать товар на продажу «широко шагая», как летом, нельзя. Это может подсказать только опыт. Причем в моем случае – печальный.
К сожалению, именно в этот период в моей жизни произошли неприятные изменения. Пришлось в зимний период тащить деньги из кассы и все пошло прахом. Зима и так непроста. Тут главное было не брать лишнего из выручки. Но у меня не было выхода. Магазин пошел в сильный минус. Выручки минимальные, долги возросли, на полках лежало куча подвисшего или не ходового товара. Создалась ситуация, что товар вроде бы есть, а выручек нет. Я стала искать информацию.
Ездила за советом к людям, у которых тоже есть магазины или оптовки, чтобы посоветовали, как выползти из этой трудной ситуации. И тут мне подсказали мысль. Нужно было просто вернуть нереализованный товар торговым предприятиям и списать таким образом долги. Часть товара я вернула, но задолженности еще остались. Пришлось просить торговых агентов помочь реализовать оставшийся товар и таким образом компенсировать им оплаты. Слава Богу и это получилось. Но к началу апреля мой остаток по товару составлял двадцать шесть тысяч гривен из ста. Я вернулась к тому с чего начинала.
В процессе всего этого периода выживания мои долги были не только по товару. Мне несколько раз отключали свет за несвоевременную оплату. Чтоб было понятнее, платить частным предпринимателям нужно день в день, если день просрочки платежа, то это сто процентное отключение от сети со всеми последствиями. Чтобы оплатить услуги электросети, а это немалые суммы, мне пришлось залезть в долг к людям, которые якобы хотели бескорыстно мне помочь.
Как сдать магазин в аренду
В итоге магазин выжил, но я пустила «лису в курятник». Попросила одного частника мне помочь – взять для меня товар под свое чп. Так можно делать, но только с проверенными людьми. Я понадеялась на людскую человечность. В итоге этот индивидуум влез ко мне в магазин. Каким образом? Мы заключили словесный договор, что мне помогут деньгами, закажут под свое чп товар, а я потом расплачусь с агентами за него и с выручки за этот товар отдам долг. Вышло совсем не так. В результате мне пришлось сдать этому человеку магазин в аренду. На тот момент это казалось оптимальным решением. Но вот снова наступила зима, как ни странно. Холодная и голодная. Деньги за аренду магазина мне платили, как подачку. Товар в магазин не закупался. Этот человек развивал свою торговую точку, за счет моей. Потерпела я до июля месяца и сказала хватит. Забрала магазин обратно. Но опять с печальным остатком по товару в тридцать тысяч гривен. Ситуация с арендой - это вообще отдельная история, но это хороший опыт. Что нужно сделать, когда сдаешь магазин или торговое предприятие в аренду:
1. Провести полный переучет и подсчитать остаток по товару. Остаток бывает двух видов: фактический и расчетный
2. Взять акты сверки у поставщиков за нужный период
3. Сравнить акты сверки со своей документацией и вывести оплаченный и неоплаченный остаток по товару.
Это нужно сделать обязательно для того, чтобы в последствии не было не решенных вопросов и споров по остатку. Такую же процедуру необходимо провести при окончании срока аренды. «Принять» магазин. Если остаток по товару при последующей приемке выше, чем на тот момент, когда магазин сдавался в аренду, то нужно действовать по ситуации. Посчитать оплаченный и неоплаченный остатки. Если сумма оплаченного остатка при приемке превышает сумму оплаченного остатка при сдаче в аренду, то можно либо доплатить недостающую сумму, либо отдать лишний товар арендатору.
1. Провести полный переучет и подсчитать остаток по товару. Остаток бывает двух видов: фактический и расчетный
2. Взять акты сверки у поставщиков за нужный период
3. Сравнить акты сверки со своей документацией и вывести оплаченный и неоплаченный остаток по товару.
Это нужно сделать обязательно для того, чтобы в последствии не было не решенных вопросов и споров по остатку. Такую же процедуру необходимо провести при окончании срока аренды. «Принять» магазин. Если остаток по товару при последующей приемке выше, чем на тот момент, когда магазин сдавался в аренду, то нужно действовать по ситуации. Посчитать оплаченный и неоплаченный остатки. Если сумма оплаченного остатка при приемке превышает сумму оплаченного остатка при сдаче в аренду, то можно либо доплатить недостающую сумму, либо отдать лишний товар арендатору.
Полезные советы по учету
Документация для внутреннего учета:
1. Журнал прихода и расхода
2. Книга учета списаний
3. Книга учета долгов по поставщикам
4. Папка для накладных
5. Книга учета списаний товара для личных нужд
Журнал прихода и расхода
В этом журнале нужно вести все операции по расчетам с поставщиками и постановкой товара «на приход». То есть фиксировать привезенный товар и отданные за него деньги. Каждая страница книги делится на две графы. С одной стороны - приход, с другой расход.
В графе приход записываем:
1. Сумму привезенного товара по накладной, с учетом наценки, при этом записываем рядом название поставщика
2. Любую сумму, дополнительно вложенную в оборот в виде денежных средств. Указываем от кого приход.
В графе расход фиксируем:
1. Название поставщика, рядом сумму, отданную с кассы. Поставщик обязан расписаться при получении расчета на руки
2. Все суммы чеков, полученных за товар при расчете картой
3. Все суммы денежных средств взятых из кассы на другие нужды – это к примеру, зарплата продавцу, процент от выручки или средства на закупку товара.
В конце рабочего дня подбиваются итоги. Подсчитывается колонка прихода и колонка расхода. Считается общая сумма денег с учетом всех касс в магазине. Выводится общая цифра по остатку средств в кассе. Каждый день выводится расчетный остаток по товару по формуле
Остаток за предыдущий день + приход – расход = остаток на утро (записывается в следующий календарный день)
Также в книге прихода и расхода подсчитывается выручка, процент от выручки, зарплата продавцов
Выручка – средства, наторгованные за день.
Остаток в кассе за сегодняшний день + расход – остаток в кассе за прошлый день = выручка за сегодня
Формула вычисления своего процента наценки – выручка делится на процент наценки
Из процента наценки отнимается:
• зарплата продавца за день,
• расходы на комуналку,
• расходы на налоги,
• прочие расходы,
Все, что осталось от процента – это средства на личное пользование, которые можно забрать себе, записав их в графу расходов следующего дня.
Мой магазин продолжает работать и по сей день. Остаток по товару за месяц возрос на двадцать тысяч и это не предел. Все, через что я прошла, дает мне опыт и силы двигаться дальше. Растить и развивать мой бизнес. А главное, что я усвоила – если сдашься, легче не станет. Так что нужно вставать и двигаться вперед.
1. Журнал прихода и расхода
2. Книга учета списаний
3. Книга учета долгов по поставщикам
4. Папка для накладных
5. Книга учета списаний товара для личных нужд
Журнал прихода и расхода
В этом журнале нужно вести все операции по расчетам с поставщиками и постановкой товара «на приход». То есть фиксировать привезенный товар и отданные за него деньги. Каждая страница книги делится на две графы. С одной стороны - приход, с другой расход.
В графе приход записываем:
1. Сумму привезенного товара по накладной, с учетом наценки, при этом записываем рядом название поставщика
2. Любую сумму, дополнительно вложенную в оборот в виде денежных средств. Указываем от кого приход.
В графе расход фиксируем:
1. Название поставщика, рядом сумму, отданную с кассы. Поставщик обязан расписаться при получении расчета на руки
2. Все суммы чеков, полученных за товар при расчете картой
3. Все суммы денежных средств взятых из кассы на другие нужды – это к примеру, зарплата продавцу, процент от выручки или средства на закупку товара.
В конце рабочего дня подбиваются итоги. Подсчитывается колонка прихода и колонка расхода. Считается общая сумма денег с учетом всех касс в магазине. Выводится общая цифра по остатку средств в кассе. Каждый день выводится расчетный остаток по товару по формуле
Остаток за предыдущий день + приход – расход = остаток на утро (записывается в следующий календарный день)
Также в книге прихода и расхода подсчитывается выручка, процент от выручки, зарплата продавцов
Выручка – средства, наторгованные за день.
Остаток в кассе за сегодняшний день + расход – остаток в кассе за прошлый день = выручка за сегодня
Формула вычисления своего процента наценки – выручка делится на процент наценки
Из процента наценки отнимается:
• зарплата продавца за день,
• расходы на комуналку,
• расходы на налоги,
• прочие расходы,
Все, что осталось от процента – это средства на личное пользование, которые можно забрать себе, записав их в графу расходов следующего дня.
Мой магазин продолжает работать и по сей день. Остаток по товару за месяц возрос на двадцать тысяч и это не предел. Все, через что я прошла, дает мне опыт и силы двигаться дальше. Растить и развивать мой бизнес. А главное, что я усвоила – если сдашься, легче не станет. Так что нужно вставать и двигаться вперед.
