Виктор029, если не секрет, как Вы сейчас оформляете отношения - как физлицо или ни как не оформляете - устный договор и расчет наличными?
По вопросу оформления. Выгоднее всего оформлять ИП. Для ИП выгодно использовать две системы налогообложения: патент или УСН. Под патентную систему подпадают не все виды деятельности. В каждом регионе они свои. Можно сходить в налоговую Вашего района и уточнить. При патенте размер налога рассчитывается при оформлении патента и его надо оплатить до начала деятельности.
Патент может оказаться выгодным если у Вас относительно большие доходы но до 60 млн. рублей в год. И если при других системах налог получается больше.
Второй выгодный вариант в Вашем случае - УСН. Упрощенная система налогообложения. Большой плюс в том, что налог надо платить раз в квартал после получения дохода. В Вашем случае с длительными сроками оплаты это будет кстати. УСН тоже есть двух типов. Отличаются они по расчету налога:
6% от дохода;
или 15% от разности: доход минус расходы.
Расходы должны быть подтверждены документально. Посчитайте, что Вам выгоднее и то и выбирайте.
По поводу официального оформления работников. Оформлять их как работников по трудовому договору не выгодно, потому что придется почти половину зарплаты направлять на оплату различных налогов и взносов. Выгоднее заключать гражданско-правовые договоры. В этом случае отношения будут официально оформлены и взносы делать не нужно.
Вот тут ещё писал про гражданско-правовой договор:
viewtopic.php?f=8&t=5509